Mudarse nunca es fácil, pero si le sumamos el traslado de una oficina a otra y todos los empleados están involucrados, la tarea puede ser aún más complicada. Dada la complejidad, quisimos organizar los pasos para completar con éxito la mudanza de oficina.
PLANIFICA TU MUDANZA DE OFICINA
El tiempo de planificación de una mudanza de oficina variará en función del tamaño de la empresa; el tipo de mudanza, por ejemplo, si son internacionales o nacionales; la cantidad de mobiliario, que incide en el tiempo de desmontaje, etc.
En la mayoría de los casos, trasladar una oficina no tomará más de ocho semanas para pequeñas empresas, y puede tomar de tres a ocho meses para medianas y grandes empresas. Este período es el más importante porque marcará el ritmo de los próximos pasos.
1 – Marca la fecha en el calendario: un cambio de oficina supone interrumpir la actividad de la empresa durante unos días. Lo mejor es elegir una época del año en la que tu oficina o empresa tenga menos actividad. Generalmente, los meses de verano son una buena opción, pero hay que tener en cuenta que algunos empleados pueden estar de vacaciones.
2 – Investigar nuevos espacios: entender los nuevos espacios es fundamental para construir nuevas áreas de trabajo, descanso, recepción, oficinas, etc. Una buena planificación del espacio evitará reformas a corto plazo.
3- Abastecimientos: por norma general suelen estar a nombre del antiguo inquilino o propietario, en cuyo caso hay que gestionar previamente la transferencia de la titularidad de la luz, teléfono, internet y agua.
- Según los especialistas en marketing, el cambio de titularidad de la luz es una gestión que se puede hacer por teléfono, correo electrónico, área de clientes o personalmente en una oficina comercial tantas veces como sea necesario.
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ORGANIZA EL TRASLADO DE TU OFICINA
Planificar y dirigir a todos sus trabajadores para que puedan colaborar a medida que se mudan las oficinas puede ser complejo, especialmente en empresas medianas y grandes. Lo mejor es seguir estos pasos:
4- Buena Comunicación: si queremos que todos los empleados sepan cómo proceder, lo mejor es informar a cada responsable de departamento y dejar que sea él quien transmita el mensaje.
5 – Establecer procedimientos: aclarar cómo y cuándo se realizarán las tareas de traslado de la oficina: recogida de objetos personales, manejo de documentos confidenciales, traslado de materiales peligrosos, equipos informáticos, etc.
6 – Empresa de mudanzas: a la hora de mudarte, puedes elegir una empresa que se especialice en mudanzas, un equipo de profesionales con muchos años de experiencia brinda los servicios de mudanza, porque el mobiliario de oficina es más complejo en cuanto a tareas de montaje e instalación.
7 – Analiza a fondo el presupuesto: antes de contratar en el departamento de mudanzas, solicita un presupuesto. Analiza 2 o 3 presupuestos distintos y asegúrese de que el servicio cubra todo, desde embalaje, seguro, montaje y más.
EJECUTA LA MUDANZA DE SU OFICINA
Una vez que llegue ese día, deberás poner en práctica lo que has planeado y organizado en las últimas semanas.
8 – Es hora de empacar: a la hora de hacer cajas, es muy importante establecer un orden. Una buena idea es crear un código alfanumérico que represente el departamento y el número de casilla, por ejemplo: DM12 – Marketing / Casilla 12. Además, haz una lista de lo que contiene cada caja, así si necesitas algo, sabrás rápidamente dónde encontrarlo.
9 – Es hora de limpiar: no hay nada mejor que deshacerse de todos esos archivos, basura, cosas que ya no necesitas. Ahora es un buen momento para empaquetar y reciclar todo aquello que no sea útil o necesario en esta nueva etapa. Si es necesario, también puede utilizar un servicio de guardamuebles.
10 – Notifica a tus clientes y proveedores: has cambiado su dirección y debes notificar a todas las personas relacionadas con la empresa. Proveedores, clientes… Lo más inteligente es estar preparado para comunicarse formalmente y cambiar la información de contacto en la web, Google My Business o posibles fichas comerciales.
Esperamos que estos consejos te ayuden en una mudanza de oficina exitosa, lo único que está en juego será enfocarte en los objetivos comerciales que surgen en esta nueva etapa. ¡Buena suerte!
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